Réunions

WivenLLM enregistre une réunion, la transcrit localement et en produit un compte rendu structuré. La transcription rejoint ensuite les documents de l'espace de travail : la réunion devient interrogeable comme n'importe quelle autre pièce.

Le déroulé

1. Enregistrer

Un bouton d'enregistrement figure dans la barre de saisie de la conversation. Un appui démarre la capture du micro, un second appui l'arrête. La durée écoulée s'affiche pendant l'enregistrement.

L'enregistrement est découpé au fil de l'eau plutôt que conservé d'un bloc en mémoire, ce qui permet de tenir des réunions longues sans incident.

2. Transcrire

À l'arrêt, l'audio est déposé dans l'espace de travail et transcrit. La transcription s'exécute sur votre infrastructure : aucune donnée audio ne sort, et aucune clé d'API n'est nécessaire.

Comptez quelques minutes pour une réunion longue. Le fichier est nommé automatiquement à partir de la date et de l'heure.

3. Produire le compte rendu

Une fois la transcription prête, la consigne est pré-remplie dans la zone de saisie. Un simple envoi transforme la transcription en compte rendu structuré : participants, décisions, actions à entreprendre.

4. Interroger plus tard

La transcription devient un document de l'espace de travail, indexé comme les autres. Vous pouvez donc y revenir des semaines après :

« Qu'avait-on décidé au sujet du budget lors de la réunion du 12 ? »

Qui peut enregistrer

Le bouton d'enregistrement n'est visible que pour les comptes administrateur et gestionnaire. Le dépôt d'un document dans un espace de travail exige ces droits, et le bouton suit la même règle plutôt que de proposer une action qui échouerait.

Un utilisateur au rôle standard ne voit donc pas le bouton. Pour lui ouvrir l'enregistrement, il faut lui accorder le rôle de gestionnaire. → Utilisateurs et rôles

Qualité de la transcription

Elle dépend directement de l'enregistrement, et c'est le facteur qui détermine la qualité du compte rendu :

Trois habitudes qui changent tout : rapprocher le micro, demander aux participants de ne pas se couper, et annoncer les noms au début — la transcription ne distingue pas les locuteurs, mais un tour de table initial donne au modèle de quoi les attribuer ensuite.

Bonnes pratiques

Enregistrez dans l'espace de travail concerné. La transcription y restera comme document : une réunion client dans l'espace du client, une réunion interne dans l'espace de l'équipe.

Relisez avant diffusion. Un compte rendu produit à partir d'une transcription imparfaite contient des approximations. C'est un brouillon avancé, pas un document final.

Vérifiez les décisions et les montants contre la transcription elle-même : elle est accessible comme document, et c'est la source.

Informez les participants. L'enregistrement d'une réunion suppose que les personnes présentes en soient averties. Selon le contexte et les personnes concernées, un consentement peut être requis — c'est une obligation qui vous incombe, pas à l'outil.

Importer un enregistrement existant

Vous n'êtes pas obligé d'enregistrer depuis l'application. Un fichier audio ou vidéo déjà constitué — enregistrement de visioconférence, dictaphone, message vocal — s'importe comme n'importe quel document et suit exactement le même traitement : transcription locale, puis indexation.

→ Documents · Formats de fichiers

Ce que ça remplace, et ce que ça ne remplace pas

Ça remplace la prise de notes manuelle pendant la réunion, et la relecture d'un enregistrement pour retrouver un passage.

Ça ne remplace pas un secrétaire de séance pour un organe formel — conseil d'administration, assemblée, instance délibérante — où l'exactitude du procès-verbal engage juridiquement et où l'attribution des propos doit être certaine.