Tâches planifiées

Une tâche planifiée exécute automatiquement une consigne d'agent selon un calendrier. Personne n'a besoin d'être devant l'écran.

À quoi ça sert

• Une veille quotidienne sur des sources définies.
• Une synthèse hebdomadaire des échanges d'un espace.
• Un contrôle périodique — documents arrivant à échéance, données incohérentes.
• Un rapport mensuel construit à partir d'une base de données.
• L'entretien d'un corpus : repérer ce qui n'a pas été mis à jour depuis longtemps.

Créer une tâche — administrateur

Réglages → Tâches planifiées.

Une tâche comporte :

• un nom ;
• une consigne — exactement ce qu'on écrirait à un agent, mais sans personne pour préciser ensuite ;
• les compétences que la tâche peut utiliser ;
• un calendrier, exprimé au format cron ;
• un interrupteur d'activation.

Un nombre maximal de tâches simultanément actives protège l'instance d'une surcharge.

Le calendrier

Le format cron décrit une récurrence en cinq champs : minute, heure, jour du mois, mois, jour de la semaine.

L'interface affiche l'expression en clair et la prochaine exécution prévue, ce qui permet de vérifier avant d'activer.

Les horaires sont interprétés en temps universel (UTC). Selon la saison, un décalage d'une ou deux heures s'applique par rapport à l'heure locale suisse. Vérifiez toujours la prochaine exécution affichée.

Écrire une bonne consigne

Une tâche planifiée s'exécute sans personne pour lever une ambiguïté. Elle demande plus de précision qu'une demande interactive.

Insuffisant :

Fais un résumé de la semaine.

Correct :

Relis les conversations de cet espace des sept derniers jours.
Produis une note structurée en trois parties :
1. Questions les plus fréquentes
2. Sujets pour lesquels aucune réponse satisfaisante n'a été trouvée
3. Documents cités le plus souvent
Si aucune conversation n'a eu lieu, réponds exactement : AUCUNE ACTIVITÉ.
Enregistre la note comme fichier daté.

Trois règles :

• Prévoyez le cas vide. Sans consigne explicite, un agent confronté à l'absence de données invente souvent quelque chose.
• Précisez la destination du résultat. Fichier, note, envoi : une tâche dont le résultat n'a pas de destination ne sert à rien.
• Bornez le périmètre. « Les sept derniers jours », « les documents du dossier X » : sans borne, la tâche dérive.

Suivi des exécutions

Chaque tâche conserve un historique : date, durée, statut et résultat de chaque exécution, consultables en détail.

C'est indispensable pour :

• vérifier qu'une tâche fonctionne réellement — une tâche silencieuse peut échouer depuis des semaines ;
• comprendre un échec ;
• ajuster la consigne au vu de ce qui est réellement produit.

Prenez l'habitude de consulter l'historique après les premières exécutions. Une tâche mise en place et jamais vérifiée est une tâche dont on ignore l'état.

Points d'attention

Une tâche consomme des ressources à chaque exécution. Une tâche horaire chez un fournisseur externe génère un coût continu, y compris lorsqu'elle ne trouve rien.

Une tâche agit avec les compétences qu'on lui donne. Elle s'exécute sans supervision : n'activez que le strict nécessaire, et privilégiez les compétences qui produisent plutôt que celles qui envoient.

Désactivez ce qui ne sert plus. Une tâche oubliée continue de tourner, de consommer et de produire des résultats que personne ne lit.

Vérifiez après une modification. Un changement de modèle, de compétence ou de prompt peut modifier le comportement d'une tâche qui fonctionnait.