Bibliothèque de compétences
La bibliothèque contient des fiches d'instructions — des marches à suivre rédigées en langage naturel, qu'un agent charge au moment où elles lui servent.
À distinguer des compétences, qui sont des outils exécutant du code. Une fiche de bibliothèque ne fait rien par elle-même : elle explique comment faire.
Le problème qu'elle résout
Un agent générique ne connaît pas vos procédures. On peut tout écrire dans le prompt système, mais celui-ci est envoyé à chaque message : dix procédures détaillées y saturent le contexte, y compris quand aucune ne sert.
La bibliothèque inverse le mécanisme :
- l'agent connaît en permanence le titre et la description de chaque fiche active — quelques lignes ;
- lorsqu'une fiche correspond à la demande, il en charge le contenu complet.
Résultat : beaucoup de savoir-faire disponible, peu de contexte consommé.
Comment ça se présente
Une fiche est un document structuré qui contient :
- un nom ;
- une description — c'est elle qui détermine quand l'agent la charge, donc elle doit être précise ;
- le corps : étapes, règles, formats attendus, exemples, pièges à éviter ;
- des ressources optionnelles : gabarits, exemples de référence.
Deux sources
Le catalogue fourni. Un ensemble de fiches livrées avec l'application, couvrant des besoins généraux : production de documents bureautiques, analyse et recherche, création de contenus, organisation de fichiers, préparation de supports. Ce catalogue est en lecture seule.
Vos propres fiches. Un administrateur en ajoute autant que nécessaire pour vos procédures internes. Une fiche portant le même nom qu'une fiche fournie la remplace.
Activer et gérer — administrateur
Réglages → Agents, section bibliothèque de compétences.
- Le catalogue disponible s'y affiche ;
- chaque fiche s'active ou se désactive individuellement ;
- seules les fiches actives sont annoncées aux agents.
Recommandation : n'activez que les fiches réellement utiles. Une bibliothèque avec quinze fiches actives dont trois servent oblige l'agent à trancher entre des descriptions concurrentes.
Écrire une bonne fiche
La description est la partie la plus importante. C'est sur elle seule que l'agent décide de charger la fiche.
- Faible : « Aide pour les documents. »
- Bonne : « Rédiger un compte rendu de réunion selon le modèle interne : participants, décisions, actions avec responsable et échéance. À utiliser dès qu'une transcription ou des notes de réunion doivent être mises en forme. »
Le corps s'écrit comme une consigne à un nouveau collaborateur. Étapes numérotées, décisions explicites, format de sortie précis, exemple complet, et la liste des erreurs classiques à éviter.
Une fiche = une procédure. Une fiche qui couvre trois procédures se charge pour la mauvaise raison et encombre le contexte.
Exemples d'usage
| Fiche | Ce qu'elle contient |
|---|---|
| Compte rendu de réunion | Le modèle interne et les règles de rédaction |
| Réponse à un appel d'offres | La structure attendue et les mentions obligatoires |
| Analyse de contrat | Les points de contrôle, dans l'ordre, et les seuils d'alerte |
| Fiche client | Les rubriques à renseigner et les sources à consulter |
| Note de synthèse | Le format maison, longueur et niveau de détail |
Ce que la bibliothèque ne fait pas
- Elle n'exécute rien. Une fiche qui explique comment interroger une base suppose que la compétence SQL soit activée.
- Elle ne garantit pas que l'agent suivra la procédure à la lettre. Elle rend cela beaucoup plus probable, pas certain.
- Elle ne remplace pas le prompt système, qui reste le bon endroit pour ce qui s'applique à tous les messages d'un espace.